حلول الأعمال
نظام اداره المشتريات والموردين
نظرة عامة
المشتريات
عملية الشراء هي الخطوة الاولى لأي دورة تجارية كما أنها منبع التكلفة، لذلك فإن نظام نما يدعم دورة مشتريات مرنة وفعالة يمكن من خلالها التعرف أولاً بأول على إحصائيات المشتريات والموردين ومتابعة عملية الشراء والوقوف لحظياً على متطلبات المنشأة.
المميزات
ملف شامل لكل مورد
يوفر نظام نما ملف تفصيلي لكل مورد. يحتوي هذا الملف على جميع المعلومات الخاصة بالمورد مثل المعلومات الاساسية كالاسم وفئة المورد وخلافه ومعلومات الاتصال متضمنة عناوين المورد وسياسة الاستبدال والارتجاع . وشروط التعاقد، كما يمكن تعريف عدة حسابات لكل مورد. يسمح النظام أيضاً من خلال سجل المورد بإرفاق أي عدد من المستندات كصور الاتفاقيات وصور الاعتمادات المستندية بالاضافة لتدوين أي عدد من الملاحظات.
دورة مستندية كاملة
يوفر نظام نما جميع المستندات التي قد تتطلبها عملية الشراء بحيث تخدم أي دورة مشتريات تدعمها المنشأة، فيدعم نظام نما سندات طلبات الشراء التي يمكن استلامها من المورد وسندات عروض الاسعار وأوامر الشراء بالاضافة لفواتير المشتريات ومردوداتها، كما يمكن اصدار مستندات المشتريات بناءاً على بعض المستندات الاخرى بصورة منطقية كإصدار فاتورة المشتريات بناءاً على عرض الاسعار ومردودات المشتريات بناءاً على فاتورة المشتريات، وهكذا. يمكن للمستخدم أيضاً التعرف على الوصف التفصيلي لدورة المشتريات من خلال نافذة المستندات المرتبطة لفواتير المشتريات ومردوداتها.
أنظمة دفع متنوعة
يدعم نظام نما عمليات السداد النقدي أو الاجل. يمكن أيضاً الدفع للمورد عن طريق نظام الدفعات المعرفة مسبقاً بنماذج جدولة الدفعات التي يدعمها النظام بحيث يتم سداد البضاعة للمورد بناءاً على دفعات مع تحديد فترات الدفعات وقيمة الدفعة المقدمة ونسبة كل دفعة وخلافه.
تكلفة الشراء كما يجب أن تكون
يدعم النظام تحميل المشتريات بأي تكاليف إضافية، فمن خلال فاتورة المشتريات يمكن تحميل البضاعة بتكاليف استلام اضافية وبنود مصروفات خاصة بأصناف الفاتورة كمصاريف الشحن والتحميل وإكراميات العمال، وخلافه.
إحصائيات لحظية للمشتريات
عن طريق لوحة الاحصائيات “Dash Board” التي يدعمها النظام يمكن الاطلاع لحظياً على احصائيات المشتريات سواءاً على مستوى الاصناف أو على مستوى كل مورد، فرع،..الخ.
أنظمة الاتفاقيات التجارية
يسمح النظام بتحديد أسعار شراء للمشتريات على مستوى الصنف أو على مستوى المورد، وذلك عن طريق قوائم أسعار الموردين التي يدعمها النظام. كما يمكن إصدار عروض أسعار ليتم بناءاً عليها تحديد أسعار الشراء بفواتير المشتريات.
من ناحية أخرى يدعم النظام عدة أنظمة لخصومات الأصناف بمستندات المشتريات وذلك على مستوى كل مورد أو كل صنف آخذا في الاعتبار الادارة وفئة الصنف والتاريخ، وخلافه.
يسمح النظام أيضاً بتعديل خصومات الموردين وإعادة حساب الخصومات وتحميل المورد بفرق الخصم الجديد وهو ما يسمى بالخصومات اللاحقة والتي تقوم بدورها بإعادة تكلفة المخزون لتعكس الخصومات المطبقة، وهذه نقطة في غاية القوة حيث يطلب بعض الموردين من عملائهم أو الموزعين في بعض الاحيان بتكبير نسبة الخصم للتخلص من بعض البضائع سواءاً لاقتراب موعد انتهاء الصلاحية أو لعرض سلع جديدة أو لأي سبب خاص بتحديات السوق. يفيد هذا الاسلوب أيضاً في دعم نظام الهدف السنوي للموردين للوصول إلى حجم مبيعات معين تستفيد منه المنشأة في زيادة الخصم المسموح ومن ثم تعظيم حجم المبيعات.
نظام مرن لتلبية متطلبات المنشأة
يمكن الوقوف في أي وقت على الاصناف التي وصلت إلى حد الطلب أو التي على وشك النفاذ للقيام بشرائها وذلك على مستوى المخزن، الادارة، الفرع، القسم، الشركة. لدعم هذه الميزة يوفر النظام آلية طلبات الشراء، كما يمكن تجميع هذه الطلبات بطلب شراء مجمع ومن ثم إصدار أمر شراء لهذه الاصناف آلياً.
صلاحيات الشراء
وضع نظام قوي لتسعير الاصناف وخصوماتها يعتبر في غاية الاهمية، حيث تتطلب كثير من المنشئات حجب أسعار الشراء وخصوماتها عن مدخل البيانات وبالتالي فهو غير مكلف بإدخال أسعار الشراء، حيث أن تكلفة الاصناف تعتبر من المعلومات السرية التي لا ينبغي الاطلاع عليها من أي مستخدم. يمكن دعم أي نظام صلاحيات لعملية للشراء، فمثلاً يمكن حصر شراء أصناف دون غيرها على بعض الفروع، الادارات، الاقسام، أو الموظفين.
تتبع سير الشراء
جميع مستندات المشتريات، كما هو الحال بباقي أجزاء النظام تخضيع لنظام مراقبة دقيق لا يسمح النظام بالحيد عنه، فيمكن تقييد الفواتير بالموافقة عليها من المدير المباشر أو من عدة مدراء وربط ذلك بنوعية الاصناف المشتراة وكمياتها وغير ذلك من المحددات.
تكامل تام مع الحسابات والمخازن
تتكامل المشتريات مع الحسابات ، حيث يمكن التأثير من من خلال مستندات المشتريات على أي حسابات بما في ذلك بالطبع حسابات الموردين ووالوسطاء والخزينة، كما يمكن تعريف القيود الصادرة من مستندات المشتريات بأي نظام محاسبي تدعمه المنشأة. يسمح النظام أيضاً بالتأثير المحاسبي على مستوى كل صنف من أصناف الفاتورة.
يتكامل نظام المشتريات أيضاً مع نظام المخزون، حيث يمكن على سبيل المثال إصدار سندات التوريد آلياً فور إصددار فاتورة المشتريات ومن ثم التأثير على أرصدة المخزون وتكلفة الأصناف، بالمثل يمكن إصدار سندات الصرف آلياً فور إصدار مردودات المشتريات، كما يسمح النظام بالتوريد والصرف من عدة مخازن فور إصدار فواتير ومردودات المشتريات.