حلول الأعمال
نظام اداره الاعتمادات المستندية
نظرة عامة
الاعتمادات المستندية
تتميز عملية الاستيراد والاعتمادات المستندية بطبيعة خاصة حيث يمكن استلام الاعتماد الواحد على عدة شحنات بفترات متباعدة تتطلب نظام محاسبي قوي وفعال لمتابعة تكاليف الشحنات أولاً بأول متضمناً في ذلك الشحنات الواردة وجميع المصروفات التي تحملتها الشركة حتى اغلاق الاعتماد والانتهاء من تكليف كافة الاصناف الواردة، وفي نفس الوقت السماح ببيع البضاعة الواردة قبل الانتهاء من عملية التكلفة النهائية. يقوم نظام نما للاعتمادات المستندية بتغطية كافة اجراءات الاعتماد بداية من طلب فتح الاعتماد المقدم للبنك ومروراً بتسجيل كافة البيانات والفواتير المبدئية، ثم متابعة كافة الشحنات الواردة وكافة المصروفات والاجراءات المتخذة تفصيلياً وحتى تكليف كافة الاصناف الواردة ومن ثم اغلاق الاعتماد نهائياً ومنع المستخدمين من إصدار أي حركات عليه.
المميزات
بيانات شاملة للاعتماد المستندي وبنود المصروفات
يسمح النظام بتسجيل كافة بيانات الاعتماد المستندي متضمناً في ذلك معلومات البنك والبنك المراسل والمورد وعملة الحساب وبيانات الشحن والتسليم والتأمين والتخليص الجمركي ونوع الاعتماد وعدة حسابات يمكن ربطها بالاعتماد، بالاضافة لتسجيل الشحنات المخططة وتاريخ تسليم كل منها. من ناحية أخرى فإن النظام يسمح بتعريف أي عدد من بنود المصروفات لتوزيعها على أصناف الاعتماد بأي طريقة توزيع مثل التوزيع بالقيمة أو بالوزن أو بالكمية أو التوزيع اليدوي.
دعم أنواع الاعتمادات المختلفة
يدعم نظام نما أنواع الاعتمادات المستندية المختلفة سواءاً الاعتمادات القطعية أو القابلة للإلغاء والمعززة وغير المعززة والمغطاة كلياً أو جزئياً وغير المغطاة إلى غير ذلك، بالاضافة لدعم سياسات الشحن المختلفة وفتح الاعتماد بأي عملة وبأي عدد من الشحنات، كما يسمح النظام بتخفيض أو تعلية قيمة الاعتماد.
دورة مستندية شاملة لتغطية كافة إجراءات الاعتماد
يدعم النظام كافة المستندات المطلوبة لتسجيل اجراءات الاعتماد المختلفة كطلب فتح الاعتماد الخاص بالبنك ليتم إصدار فتح الاعتماد المستندي بناءاً عليه بصورة اختيارية، والفاتورة المبدئية لأصناف الاعتماد عند بداية التعاقد حيث يتم من خلالها تسجيل الاصناف المبدئية متضمنة الكميات والاسعار والمواصفات الفنية المطلوبة، كما يتم من خلالها تحديد طريقة الدفع وتفاصيل الدفعات التي سيتم سدادها للمورد. يسمح النظام من خلال سندات المصروفات بتسجيل بنود المصروفات الخاصة بالاعتماد أولاً بأول وتوزيع هذه المصروفات على الاصناف المختلفة. يقوم النظام من خلال سندات التكليف بتجميع سندات التوريد وسندات المصروفات الخاصة بكل شحنة من شحنات الاعتماد المختلفة لحساب التكلفة النهائية الخاصة بكل صنف وفقاً لكميات الاصناف والمصروفات وكيفية توزيعها.
تتبع كامل لإجراءات الاعتماد
يسمح النظام بتسجيل أي إجراءات تتعلق بالاعتماد المستندي، وذلك من خلال ملف خاص بذلك، حيث يمكن تسجيل وصول بوليصة التأمين أو بوليصة الشحن أو اجراءات التعزيز أو التخليص الجمركي أو حتى إلغاء الاعتماد أو أي إجراءات أخرى. من خلال هذه التسجيلات يمكن إصدار تقارير للاطلاع على حالة الاعتماد المستندي بكافة تفاصيله مع المورد و الجهات الرسمية، وغير ذلك.
تابع تكلفة الاعتماد لحظياً
بمجرد إصدار مستند التكليف، يقوم النظام بتكلفة أصناف الاعتماد وإغلاقه نهائياً بحيث لا يمكن إضافة أي تكاليف إضافية أخرى. لكن الانتظار حتى ورود كافة الشحنات وتسجيل كل المصروفات للوصول للتكلفة النهائية يبدو غير منطقي لاسيما لأن المنشأة في حاجة لبيع البضاعة الواردة وتحديد أسعارها بناءاً على هذه التكلفة. لذلك يوفر النظام آلية لتكليف الاعتماد لحظياً بحيث يقوم بتكليف الشحنات الواردة في أي وقت من خلال مستندات التوريد والمصروفات. هذا الأسلوب يتيح للمستخدم الاطلاع على التكلفة لحظياً بناءاً على الاصناف الواردة والمصاريف المنفقة.
المصروفات العكسية لتقليل التكلفة
يمكن للمورد في بعض الاحيان أن يقوم برد جزء من قيمة البضاعة نتيجة لعدم توفر الكمية المطلوبة أو لعدم مطابقتها للمواصفات المتفق عليها. في مثل هذه الاحيان وما يشبهها، يمكن تسجيل سند مصروف بهذه التكلفة بحيث تكون بقيمة سالبة. في هذه الحالة سيكون المورد دائناً بدلاً من أن يكون مديناً، فجعل طريقة التكلفة سالبة يسمح للمنشأة برد أي مبالغ أو تكاليف حال التعامل مع المورد أو مع أي مصروفات أخرى، وذلك بدلاً من اللجوء لإصدار قيود تسوية أو تعديل بيانات الاعتماد التي ستؤدي إلى تغيير في القوائم المالية.