نظرة عامة

نظام إدارة الشحن

توفر شركة نماسوفت نظاماً خاصاً بشركات الشحن لإدارة عمليات الشحن والتفريغ لشحن البضائع من نقطة الإنتاج أو المنشأ وحتى نقطة الاستهلاك، فهو بجانب نظام إدارة المخزون الذي تدعمه نما يشمل كافة المعلومات الخاصة بالخدمات اللوجستية المصاحبة لعملية الشحن من تحميل ونقل ومناولة وتعبئة وتغليف وإدارة مخزون وإدارة المراسلات وغير ذلك. صمم نظام إدارة الشحن ليخدم على وجه الخصوص عمليات الشحن البحري والتي تمثل حوالي 90 % من إجمالي حركات الشحن بالعالم.

المميزات

ملفات خاصة بأنشطة الشحن المختلفة

يوفر النظام ملفات وافية لتعريف عدد لانهائي من العناصر المستخدمة في عملية الشحن حيث تم تخصيص ملفات مستقلة لتعريف عدد لا نهائي من السفن البحرية والدول والخطوط الملاحية والسلع وبنود الخدمة وأنواع الحاويات وأحجامها وموانئ الشحن بأنواعها المختلفة (مثل موانئ التفريغ والتحميل والتي تتضمن بوابات دخول أو خروج وغير ذلك) بالإضافة إلى أنواع الشحن وأنواع بوليصات الشحن المختلفة بالإضافة لتعريف أي عدد من وحدات الشحنة المختلفة حيث يمكن الشحن بأي عدد من الوحدات لنفس المنتج.

بنود الخدمة

يدعم النظام تعريف عدد لا نهائي من بنود الخدمة مع تحديد نوع هذه الخدمة حيث يدعم النظام خدمات الشحن البشري والتخليص الجمركي والنقل بالشاحنات والبريد السريع والمولدات (مولدات الكهرباء التي تحفظ السلع مثل الثلاجات الحاوية وغير ذلك)، بالإضافة إلى أي بنود خدمات أخرى مثل النقل الجوي وغير ذلك. يسمح النظام بتعريف سياسة ضريبية لكل بند خدمة بالإضافة لكمية ووحدة افتراضية والتي يمكن للمستخدم تغييرها بالطبع. يدعم النظام أيضاً التعامل مع بند الخدمة كذمة مستقلة بحيث يمكن متابعة الحركات المالية التي تمت على بند محدد بالذات أو على عدة بنود وذلك من خلال ربط أيٍ من هذه البنود بأي عدد من الحسابات، ومن ثم إصدار كشوف حسابات لكل بند خدمة بأي من فترات السنة المالية وعلى أكثر من سنة.

جداول الإبحار

يدعم النظام تعريف أي عدد من جداول الإبحار لرحلات الشحن المخططة حيث يتم تسجيل معلومات الإبحار الخاصة بكل رحلة شحن مثل الدولة والخط الملاحي والسفينة وميناء التفريغ وميناء التحميل وتاريخ الإبحار الفعلي وتاريخ الوصول المتوقع وغير ذلك. قد تفيد هذه الجداول في التخطيط الجيد لتعظيم الدعم اللوجيستي الخاص بكل رحلة شحن وإصدار التقارير الخاصة بحالات الشحن السابقة والحالية والمستقبلية، بالإضافة لإمكانية استخدام أدوات نظام نماسوفت في إصدار التنبيهات والإيميلات ورسائل SMS للرحلات الحالية والتي على وشك الإقلاع والوصول والتعرف على مدى انحراف البيانات الفعلية عما تم التخطيط له والتعرف على الأسباب التي أدت إلى ذلك وتحليلها.

قوائم أسعار لشراء وبيع الخدمات

في أغلب الأحيان، لا تكون شركة الشحن هي المصدر الرئيسي للخدمة وإنما تقوم الشركة بشراء هذه الخدمة ثم إعادة بيعها للعميل أو للمورد بحسب طبيعة الصفقة. من خلال قائمة أسعار شراء الخدمات، يمكن تعريف أسعار الشراء الخاصة بأي من خدمات الشحن المختلفة سواء خدمات الشحن البحري أو التخليص الجمركي أو النقل أو المولدات أو ا لبريد السريع أو أي من خدمات الشحن الأخرى مع تحديد هامش ربح لكل خدمة. بحيث يتم تعريف سعر الشراء الخاص بكل خدمة والذي قد يختلف بحسب مقدم الخدمة وميناء التحميل ونقطة التحميل وفترة التسعير وغير ذلك من محددات السعر المختلفة.
كذلك ومن خلال قوائم أسعار البيع، يمكن تغذية النظام بأسعار البيع الخاصة بأي من خدمات الشحن المقدمة سواء الخاصة بالشحن البحري أو التخليص الجمركي أو نقل الشاحنات أو المولدات أو أي من الخدمات الأخرى.
على مستوى كل خدمة من الخدمات المعرفة بقائمة أسعار المبيعات، يمكن تحديد العديد من المحددات مثل ميناء التحميل أو التفريغ وفترة سريان السعر والعملة والحاوية والسلعة وغير ذلك. على مستوى كل خدمة أو كل نوع من أنواع الخدمات المقدمة، يسمح النظام أيضاً بتعريف الشروط والأحكام الخاصة بها، بحيث يمكن الرجوع إليها في أي وقت.

بوليصة الشحن

تعتبر بوليصة الشحن من أهم المستندات الخاصة بإدارة الشحن فهي الوثيقة التي تعطيها شركة الشحن للمصدر لإثبات شحن البضاعة، والتي على أثرها يمكن إجراء الكثير من التبعات القانونية مثل قبول البنك المراسل الخاص بالاعتماد المفتوح للشحنة سداد مستحقات المصدر وغير ذلك من الإجراءات. تتضمن بوليصة الشحن الكثير من التفاصيل المتعلقة بشحن البضاعة مثل عنوان المرسل والمرسل إليه وموانئ الشحن والتفريغ بالإضافة للأوصاف الخاصة بكل حاوية مثل الكمية والوزن والحجم وغير ذلك.
يسمح النظام بالتحكم في كيفية ترقيم بوليصة الشحن أو غير ذلك من مستندات الشحن حيث تأخذ هذه الأرقام في العادة شكلاً تسلسلياً متعارفاً عليه، فمثلاً قد يتكون رقم بوليصة الشحن من قسمين أولهما كود يعبر عن الشركة الناقلة متبوعاً برقم تسلسلي. من خلال دفاتر المستندات التي يدعمها نظام نماسوفت يمكن تكويد بوليصة الشحن أو أي من مستندات الشحن الأخرى بأي طريقة تكويد متبعة.

أوامر التشغيل

من خلال آلية أوامر التشغيل التي تدعمها شركة نماسوفت، يتم تسجيل خدمات الشحن المختلفة التي تم الاتفاق عليها مع العملاء مثل خدمات الشحن البحري أو التخليص الجمركي ونقل الشاحنات والمولدات وغير ذلك من الخدمات المقدمة. من خلال أوامر الشحن يمكن تعريف نقاط تحميل متعددة ومتابعة الشاحنات وتنفيذ العديد من المستندات المتعلقة بها مثل إصدار بوليصات الشحن وشراء أي من الخدمات المدرجة بها وإصدار أوامر تشغيل ملحقة بها عند الحاجة والتي تعبر عن شحنات ملحقة للشحنات المدرجة بأمر التشغيل وغير ذلك. أيضاً عند الانتهاء من أي من الخدمات المدرجة بأمر التشغيل، يسمح النظام بإصدار فواتير مبيعات لأي منها.

فوترة خدمات الشحن

من خلال فواتير شراء الخدمات، يمكن لشركة الشحن شراء أي من خدمات الشحن المختلفة لبيعها لاحقاً. يتم إصدار الفواتير من خلال مستند “فاتورة شراء خدمات” مباشرة أو باختيار أي من خدمات الشحن المدرجة بأمر التشغيل لشرائها. يسمح النظام أيضاً بارتجاع أي خدمة تم شراؤها من خلال مستند “مردودات مشتريات خدمات” وذلك لارتجاع أي من الخدمات التي تم شراؤها.
كذلك الحال، يسمح النظام بإصدار فاتورة مبيعات خدمات لأي من خدمات الشحن المختلفة وارتجاع أي منها عن طريق مردودات مبيعات الخدمات.
سواءً بفواتير المشتريات أو المبيعات، يقوم النظام آلياً بإدراج أسعار الخدمات والمعرفة سلفاً بقائمتي أسعار الشراء والبيع الخاصة بأي من الخدمات المدرجة مع السماح للمستخدمين من ذوي الصلاحية بتغيير أي من هذه الأسعار.
يسمح النظام أيضاً بتحديد أسعار الخدمات المقدمة بالفواتير بعملات مختلفة حيث يمكن أن يتم الشحن ببلد المصدر بعملة، والتحميل وإجراءات التخليص بعملة ثانية، والتحميل والشحن ببلد المستورد بعملة ثالثة، وهكذا. من أجل ذلك، يسمح النظام من خلال الفاتورة الواحدة بإدخال أي عدد من الخدمات بأي عدد من العملات وإصدار كشوف الحسابات وباقي التقارير بأي من هذه العملات.

تقارير

معرض الصور

(English)